Rechtliche Aspekte der Nutzung von WhatsApp im Unternehmen

Wieso die Freigabe eines WhatsApp Nutzers rechtlich wesentlich ist

SMS und E-Mail stehen schon seit langem im Fadenkreuz rechtlicher Begutachtung. Mittlerweile wissen die meisten Unternehmen, in welcher Form elektronische Post (inklusive SMS) rechtlich zulässig ist, und wann gegen das Telekommunikationsgesetz bzw. geltende e-Commerce Regelungen verstoßen wird. Aber wie steht es mit WhatsApp? Welche zusätzlichen Parameter sind bei der Verwendung dieses Mediums im Geschäftsbereich zu beachten? Im Folgenden finden Sie die aktuellsten rechtlichen Informationen im Überblick.

WhatsApp und Datenschutz: das Gerichtsurteil von 2017

Im Consumer-to-Consumer-Bereich gibt es aktuell erst ein deutsches Gerichtsurteil von 2017: Es geht hier um das Auslesen von Telefonbuch-Kontakten durch WhatsApp, das laut diesem Urteil gegen geltendes Datenschutzrecht verstoßen soll.

Konkret heißt es in dem Beschluss: „Wer durch seine Nutzung von WhatsApp diese andauernde Datenweitergabe zulässt, ohne zuvor von seinen Kontaktpersonen aus dem eigenen Telefon-Adressbuch hierfür jeweils eine Erlaubnis eingeholt zu haben, begeht gegenüber diesen Personen eine deliktische Handlung und begibt sich in die Gefahr, von den betroffenen Personen kostenpflichtig abgemahnt zu werden.“

Somit bräuchte ein WhatsApp Nutzer, aber auch die WhatsApp inc. selbst, die Zustimmung aller in den Kontaktverzeichnissen abgelegten Personen zur Verarbeitung und Weitergabe ihrer Daten, um den rechtlichen Anforderungen genüge zu tun.

Allerdings sollte man hier berücksichtigen, dass es sich um eine Einzelentscheidung handelt, die durchaus diskutiert wird – vor allem die Verantwortlichkeit von privaten WhatsApp Nutzern. Anderen Urteilen zufolge liegt die datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit nämlich rein beim Betreiber des jeweiligen Mediums (also in diesem Fall WhatsApp inc.) und nicht bei deren Nutzern.

Dass beim geschäftlichen Einsatz von WhatsApp einige rechtliche Rahmenbedingungen zu beachten sind, wird allerdings nicht in Frage gestellt (Telekommunikationsgesetz, Datenschutzrichtlinien).

Telekommunikations-Gesetz zu elektronischer Post

Die Regelungen zu elektronischer Post sind weitgehend bekannt – wurden allerdings mittlerweile auch auf den B2B-Bereich ausgedehnt: Die Zusendung elektronischer Post – einschließlich SMS – ohne vorherige Einwilligung des Empfängers ist (auch für den Unternehmensbereich) unzulässig, wenn die Zusendung zu Zwecken der Direktwerbung erfolgt oder an mehr als 50 Empfänger gerichtet ist. Es ist davon auszugehen, dass WhatsApp Nachrichten ebenso unter diese Regelung fallen.

Europäische Datenschutz-Grundverordnung 2018

Ab dem 25. Mai 2018 tritt die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) in Kraft, durch die das Datenschutzrecht EU-weit vereinheitlicht wird. Vor allem die Auswirkungen bei Verstößen gegen die Verordnung erfahren ab diesem Zeitpunkt eine neue Dimension: u.a. Erweiterung der Haftung der Geschäftsleitung sowie Bußgeld-Erhöhungen von bisher 300.000 Euro auf bis zu 20 Mio. Euro bzw. 4% des Jahresumsatzes. Man kann allerdings davon ausgehen, dass bei erstmaligem Verstoß der Bußgeldrahmen nicht ausgenutzt werden wird.

Egal ob Sie mit Ihren Empfängern als Unternehmen über WhatsApp, SMS oder E-Mail kommunizieren: Die wesentlichen Grundsätze des Datenschutzes müssen erfüllt sein. Dazu zählen unter anderem ein übersichtliches Impressum auf der Website ebenso wie eine integrierte Datenschutzerklärung, die über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten informiert.

FAZIT: ZUSTIMMUNGEN einholen!

Sie können – auch als Unternehmen – WhatsApp für Ihre Zwecke nutzen, sofern Sie ein paar wesentliche Aspekte beachten:

• Holen Sie die Freigabe jedes Empfängers ein.
• Nutzen Sie WhatsApp nicht auf Ihrem Smartphone für die Unternehmenskommunikation (sodass das Auslesen personenbezogener Daten durch WhatsApp kein Thema ist).
• Informieren Sie auf Ihrer Website über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten im Rahmen einer Datenschutzerklärung.

Auf diese Weise sind Sie als Unternehmen auf der sicheren Seite, schützen zusätzlich Ihre Empfänger/Kunden vor unerwünschten Nachrichten und tragen damit auch zur Qualität Ihrer WhatsApp Kommunikation bei!

Sofern Sie dennoch Zweifel an der Rechtskonformität oder Sicherheit von WhatsApp-Kommunikation hegen, bleiben Ihnen als mobile Alternativen nach wie vor die Kommunikation via SMS, Sprachnachrichten oder Push-Notifications.

WhatsApp für Unternehmen über websms: einfach sicher

websms bietet für den Freigabe- bzw. Anmeldeprozess ein webbasiertes Opt-in Formular, über das WhatsApp Nutzer dem Unternehmen EINDEUTIG die Erlaubnis der Zusendung von WhatsApp Nachrichten erteilen, indem sie in einem ersten Schritt ihre Mobilfunknummer angeben und in einem zweiten Schritt eine initiale Nachricht per WhatsApp schicken müssen. Auf diese Weise ist eine versehentliche Anmeldung ausgeschlossen. Desweiteren kommunizieren Sie als Unternehmen mit Ihren WhatsApp Empfängern ausschließlich über die websms Online Oberfläche, wodurch Sie die Verwendung von WhatsApp auf Ihrem Unternehmens-Smartphone einfach umgehen.